Procedura de acordare spatii de expunere

Scopul proceduri este acela de a stabili la nivel operațional modalitatea de repartizare a spațiilor de expunere outdoor aflate în gestiunea ATCEC către operatorii culturali din programul oficial ”Timișoara - Capitală Europeană a Culturii 2023” în vederea promovării proiectelor culturale și atragerii unui public cât mai numeros pentru acestea.

1. Depunerea cererilor de expunere/afișare a materialelor de promovare în primele 10 zile ale fiecărei luni pentru următoarele două luni;
2. Analiza solicitărilor venite de la operatorii culturali în ordinea primirii lor de către comisia de evaluare și repartizare a spațiilor.

Cine poate aplica?

Pentru a fi eligibili, solicitanții trebuie să fie persoane juridice cu sediul în România, prezentând una dintre următoarele forme de organizare:

- persoană fizică autorizată;

- întreprindere individuală;

- asociație;

- fundație;

- persoană juridică de drept public.

Pentru a fi eligibile, solicitările vor îndeplini următoarele condiții cumulative:

1. solicitantul și evenimentul pe care îl organizează fac parte din programul oficial ”Timișoara - Capitală Europeană a Culturii 2023”;
2. perioada de desfășurare a evenimentului este cuprinsă în intervalul 01.04.2023 - 31.12.2023;
3. solicitantul își asumă să asigure din resurse proprii costurile de producție, montare și demontare a materialelor publicitare;
4. solicitantul acceptă ca perioada de promovare să fie de maxim o lună per proiect.

Cum aplic?

Aplicarea se realizează online printr-un formular distribuit prin e-mail fiecărui operator cultural.

Informațiile care se impun a fi transmise prin formularul de aplicare includ:

• Denumirea aplicantului;
• Certificat constatator sau document echivalent;
• Titlul evenimentului/proiectului din programul oficial;
• Perioada de desfășurare a proiectului;
• Perioada de promovare solicitată;
• Locația de promovare solicitată;
• Modalitate de promovare solicitată în funcție de disponibilitatea anunțată public de asociație;
• Date de contact (telefon, email, website pe care vor fi postate informații privind evenimentul/proiectul);
• Public estimat la evenimentul promovat;

Anexe la formular:

• Declarația de angajament (privind semnarea acordului, permiterea accesului observatorilor la activitățile proiectului, transmiterea informațiilor necesare monitorizării, oferirea acordului pentru publicarea datelor, asigurarea costurilor de producție, montare și demontare a materialelor publicitare din resurse proprii).
• Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR)

Cum sunt evaluate solicitarile?

Procesul de selecție are la bază principiul ”primul venit, primul servit” în funcție de disponibilitatea spațiilor. Vor fi selectate proiectele culturale cu cel mai mare public estimat.

Evaluarea va fi realizată de o comisie formată de 3 persoane din rândul echipei executive stabilită de către Asociație prin decizia Managerului de operațiuni.

Comunicarea rezultatelor procesului de evaluare:

Raportul de selecție va fi comunicat prin email fiecărui operator cultural care a aplicat în vederea obținerii unor spații de expunere outdoor. Aplicanții selectați vor fi invitați la semnarea Acordului privind acordarea unor spații de expunere outdoor.

Obligațiile părților

• Asociația își asumă (i) responsabilitatea financiară în ceea ce privește costul necesar chiriei acestor spații publicitare (ecrane backlit, mesh-uri și ecrane led), (ii) comunicarea cu operatorii culturali, (iii) gestionarea programatorului stabilit în urma selecției, precum și (IV) verificarea faptului că materialele de publicitate respecă criteriile din manualul de identitate vizuală.
• Conceptul grafic, producția, montarea și demontarea în legătură cu amplasarea materialelor promoționale în spațiile alocate revin în totalitate în sarcina operatorului cultural care a primit în utilizare spațiul de expunere.
• Asociația va pune la dispoziția aplicanților selectați un calendar de afișare al materialelor promoționale.